Google Docs, Sheets, dan Slides: Cara Penggunaan, Fungsi, dan Kelebihan & Kekurangannya

Keuntungan terbesar dari Google Docs suite adalah semua aplikasi yang ada bisa digunakan dengan gratis

Tidak peduli apakah Anda adalah seorang pelajar atau pekerja, menguasai Microsoft Office akan sangat membantu untuk menyelesaikan berbagai tugas Anda. Sayangnya, lisensi dari Microsoft Office tidak murah. Jika Anda sedang mencari aplikasi yang bisa menggantikan program yang ditawarkan Microsoft dalam Office, Anda bisa mempertimbangkan Google Docs suite.

Apa Itu Google Docs Suite?

Google Docs suite merupakan kumpulan aplikasi produktivitas dari Google. Tiga aplikasi yang menjadi bagian dari Google Suite adalah Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides. Google Docs merupakan aplikasi pengolah kata, yang bisa menjadi pengganti dari Microsoft Word. Sementara Google Sheets memiliki fungsi layaknya Microsoft Excel, yaitu untuk membuat tabel dan mengolah data. Dan terakhir, Google Slides adalah program untuk membuat presentasi, sama seperti Microsoft Powerpoint.

Jika dibandingkan dengan Microsoft Office, salah satu keuntungan utama dari aplikasi Google ini adalah ia bisa digunakan dengan gratis. Selain itu, semua file yang Anda buat menggunakan Google Docs, Sheets, atau Slides akan secara otomatis tersimpan di Google Drive Anda. Jadi, Anda tidak lagi perlu khawatir bahwa data Anda akan hilang. Anda juga tidak perlu bingung untuk melakukan sinkorinisasi data.

Jika Anda menggunakan aplikasi ini, keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan adalah kemudahan untuk berkolaborasi dengan orang lain. Karena, dokumen, spreadsheets, atau presentasi yang Anda buat di sini juga bisa dibagikan ke orang lain. Tak hanya itu, Anda juga bisa memberikan akses pada orang lain untuk berkomentar atau bahkan mengedit dokumen Anda.

Hal lain yang membuatnya menjadi opsi menarik untuk menggantikan Microsoft Office adalah karena aplikasi-aplikasinya bisa diakses melalui PC maupun smartphone. Jadi, tidak peduli perangkat apa yang Anda sedang gunakan, Anda akan tetap bisa mengakses Google Docs, Sheets, atau Slides. Terakhir, keuntungan yang ditawarkan adalah karena aplikasi-aplikasi yang Google sediakan tetap bisa digunakan bahkan ketika perangkat Anda tidak terhubung ke internet alias offline.

Bisakah Google Docs Menggantikan Microsoft Words?

Google Docs adalah aplikasi pengolah kata yang memungkinkan Anda untuk membuat dokumen dan membagikannya dengan orang lain. Aplikasi ini bisa digunakan secara gratis oleh semua orang yang memiliki akun email Google. Anda bisa mengaksesnya di PC atau laptop melalui browser. Sementara jika Anda ingin menggunakannya di ponsel, Anda bisa mengunduh aplikasinya di Play Store atau App Store.

Dengan aplikasi ini, Anda bisa membuat beragam jenis dokumen, mulai dari proposal proyek, brosur, sampai newsletter. Ketika Anda hendak membuat dokumen baru, Google juga menyediakan template yang bisa membantu Anda untuk membuat dokumen yang Anda inginkan. Tentu saja, Anda juga punya opsi untuk memulai dari dokumen kosong.

Semua dokumen yang Anda buat di sini akan tersimpan di Google Drive secara otomatis. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengakses dokumen yang Anda buat di perangkat yang berbeda-beda. Selain itu, selama Anda terhubung ke internet, Google Docs akan melakukan sinkronisasi secara otomatis. Artinya, Anda akan selalu bisa mengakses versi terbaru dari dokumen tersebut.

Selama ini, Microsoft Word dianggap sebagai aplikasi pengolah kata nomor satu. Dan Microsoft Word memang menawarkan beragam fungsi. Namun, untuk menggunakan Microsoft Word, Anda harus membeli keseluruhan Microsoft Office atau berlangganan Microsoft Office 365. Sementara Google Docs bisa digunakan dengan gratis.

Keunggulan lain dari Google Docs jika dibandingkan dengan Microsoft Word adalah ia berbasis web. Artinya, untuk mengakses Docs, Anda hanya perlu menggunakan browser, tanpa harus mengunduh aplikasi tertentu. Selain itu, semua dokumen yang Anda buat di Google Docs akan secara otomatis tersimpan ke Drive dengan sendirinya. Jadi, Anda tidak lagi perlu khawatir dokumen Anda hilang karena Anda lupa menyimpannya.

Google Docs juga memiliki fitur yang akan memudahkan Anda untuk membagikan dokumen yang Anda buat. Selain itu, Anda bisa memberikan akses pada orang lain untuk menambahkan komentar atau bahkan mengedit dokumen. Dan semua ini bisa dilakukan secara real-time. Jadi, ketika Anda dan rekan Anda membuka sebuah dokumen secara bersamaan, Anda akan bisa melihat apa saja yang teman Anda tambahkan atau hapuskan. Dan begitu juga sebaliknya.

Walau dikenal sebagai aplikasi online, Google Docs juga bisa digunakan ketika Anda tidak sedang terhubung ke internet. Untuk itu, Anda bisa membuka menu Settings pada Google Drive dan mencentang opsi untuk membuat dan mengedit dokumen secara offline.

Definisi dan Fungsi dari Google Sheets

Google Sheets adalah aplikasi berbasis web yang memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit spreadsheets. Dengan Sheets, Anda tidak hanya bisa memasukkan data ke dalam tabel, tapi juga mengolahnya menggunakan berbagai rumus.

Selain itu, Anda juga bisa membuat grafik berdasarkan data yang sudah Anda masukkan ke Sheets. Opsi grafik yang bisa Anda gunakan di Sheets beragam, mulai dari pie chart, column chart, sampai area chart. Google Sheets juga sudah dilengkapi dengan fungsi Query, memudahkan Anda untuk menemukan data yang Anda cari.

Sama seperti Google Docs, file Google Sheets juga bisa dibagikan ke orang lain. Anda juga bisa memberikan akses pada orang lain untuk mengedit file spreadsheets, memudahkan kolaborasi dengan kolega Anda. Google Sheets juga dilengkapi dengan fitur Track Changes, memungkinkan Anda untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan apa dalam dokumen.

Keuntungan lain dari menggunakan Google Sheets adalah file yang Anda buat akan secara otomatis tersimpan ke Drive. Dengan begitu, ketika Anda membuka file Sheets di perangkat yang berbeda, Anda pasti akan membuka versi terbaru dari file Anda. Meskipun begitu, Sheets juga dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan Anda untuk memulihkan versi lama dari file Anda.

Pada dasarnya, fungsi Google Sheets memang sama seperti Microsoft Excel. Google Sheets juga sering dibandingkan dengan Excel. Menariknya, dengan Sheets, Anda tetap bisa mengimpor file dari Microsoft Excel.

Fungsi dari Google Slides

Terakhir, aplikasi yang menjadi bagian dari Google Docs suite adalah Google Slides. Sesuai namanya, Google Slides merupakan aplikasi untuk membuat slide presentasi, sama seperti Microsoft Powerpoint. Walau Slides merupakan pesaing dari Powerpoint, aplikasi buatan Google ini kompatibel dengan Powerpoint. Artinya, Anda tetap bisa membuka file dengan format .pptx di Slides.

Di Slides, Anda juga bisa mengedit dan menyesuaikan presentasi yang Anda buat, mulai dari menyisipkan media atau slide ke dalam presentasi sampai menambahkan animasi atau transisi ke presentasi untuk membuatnya tampil lebih menarik.

Sama seperti aplikasi lain dalam Google Docs suite, Google Slides juga sudah terintegrasi dengan Drive. Artinya, semua presentasi yang Anda buat dan edit menggunakan Slides akan tersimpan di Drive secara otomatis. Tak hanya itu, Anda juga bisa membagikan presentasi yang Anda buat via Slides ke orang lain. Hal ini akan memudahkan Anda untuk membuat presentasi bersama dengan tim Anda.

Sumber header: WIRED